¿Las facturas de los costos y deducciones en un contrato de mandato, a nombre de quien deben ser expedidas?

Los contratos de mandato o administración delegada se han convertido en una eficaz herramienta administrativa para ciertas actividades específicas que algunas compañías consideran una carga logística, y que buscan realizar por intermedio de terceros.

Sin embargo, uno de los interrogantes que se generan en el desarrollo del contrato es a nombre de quién se deben facturar los bienes y servicios que se adquieren en desarrollo de las actividades propias del contrato.

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala como requisito para deducciones en renta, el cumplimiento de los artículos 617 y 618 del mismo. En este orden de ideas, el literal c) del artículo 617 que modificó la Ley 788 del 2002, señala lo siguiente:

"Art. 617 - Literal c): Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado".

En principio entenderíamos entonces, que todas las deducciones solicitadas en materia fiscal deberán cumplir tal disposición, sin embargo el Decreto 1514 de 1998 señala en el artículo tercero lo siguiente:

"En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario".

Podemos concluir entonces que para efectos del soporte de costos y deducciones en virtud de un contrato de mandato, las facturas o documentos equivalentes de conformidad con las normas vigentes, deberán ser expedidas a nombre de los mandatarios, es decir, quien ejecuta las labores en representación de un tercero.

Cabe destacar que el ordenamiento tributario señala que quienes realicen actividades en calidad de mandatarios, deberán conservar por los términos señalados por la ley, los documentos comerciales que soporten las operaciones realizadas por orden del mandante.

De otra parte, es importante recordar que para efectos del soporte de los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, originados en tales operaciones, es necesario que el mandatario expida al mandante una certificación donde se relacione la cuantía y concepto de tales costos, la cual deberá ser avalada por contador público o revisor fiscal según el caso, conforme a las disposiciones legales vigentes.